沪海洋〔2010〕32号 - 上海海洋大学公文处理细则

发布者:陈慧发布时间:2010-12-31浏览次数:13



上 海 海 洋 大 学 文 件





沪海洋〔201032



关于印发《上海海洋大学公文处理细则》的通知


各学院,各部、处、室,各直属单位:

现将《上海海洋大学公文处理细则》印发给你们,请按照执行。


附件:上海海洋大学公文处理细则


上海海洋大学

二○一○年十二月二十九日














主题词办公室工作  公文处理  通知

上海海洋大学办公室20101231日印发

校对:马晓萍(共印3份)

附件

上海海洋大学公文处理细则



第一章

第一条公文是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。为做好公文处理工作,使之规范化、制度化、科学化,根据国务院及部、省有关公文处理的规定,结合我校实际情况,特制定本实施细则。

第二条学校公文处理工作由校办公室归口负责,校内文件在数字校园平台以电子文档形式流转。文件的流转和处理做到及时、准确、安全,并做好归档、保存工作。

第三条公文处理工作,要严格执行有关保密的法律、法规和制度,确保国家秘密的安全。


第二章学校内部公文的管理

第四条我校公文种类主要包括:

(一)决定适应于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员。

(二)通告适应于公布在一定范围内应当遵守或周知的事项。

(三)通知适用于发布规章,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件。传达要求校内各单位办理和需要周知或共同执行的事项;任免和聘用干部。

(四)通报适应于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

(五)报告适应于向上级部门汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(六)请示适应于向上级部门请求指示、批准。

(七)批复适用于答复下级机关请示事项。

(八)意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(九)函适应于与校外同级单位或不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。

(十)会议纪要适应于记载和传达会议情况和议定事项。

第五条公文格式

(一)学校公文使用“上海海洋大学文件”、“中共上海海洋大学文件”红头发文纸。文件一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文时间、附注、附件、公文主题词、抄送机关、印制机关和时间等部份组成。

(二)发文字号由发文代字、年份、顺序号组成。

校公文字号行政类有:沪海洋〔〕×号、沪海洋办〔〕×号、沪海洋人〔〕×号等,党务类有:沪海洋委〔〕×号,沪海洋委办×〔〕号,沪海洋委组〔〕×号等。党政联合行文,使用党委文件字号。

(三)公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容,并准确标明文种。标题中除发布的规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。

(四)主送机关应写机关全称或规范化简称,在正文之上顶格排列。

(五)公文如有附件,应在正文之后印章位置之前注明附件名称和顺序号。附件首页左上角注明附件顺序号。附件一般应与主件装订在一起。如不能装订在一起,应在附件首页左上角注明文件发文字号。

(六)公文如有附注,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

(七)校内文件,在数字校园平台“发文动态”栏发布。网上下载公文,加盖学校印章后,才具有法律上有效文件。印章要端正盖在发文日期上方,上不压正文,下压发文年月日。联合行文,印章排列应与发文单位排列顺序一致。印章和发文时间需与正文连接,不得使用在空白页。

(八)发文时间应以领导人签发日期为准;联合行文,以最后签发单位领导人的签发日期为准。

第六条行文规则

(一)校党政的主要行文关系:向直属主管部门、业务主管部门报告、请示,向校外其它单位发函商洽工作、询问和答复问题、请示批准有关业务事项,向校内各单位直接行文。

(二)校党政各部门不得以学校名义或自行对外行文。除校办公室外,行政各部门不能在校内直接行文。

(三)向上级机关的行文,一般只能主送一个上级机关,如需报送其它相关的上级机关,用“抄送”形式。

(四)请示与报告要分开。请示一般应一文一事。除领导人直接交办的事项外,请示、报告一般不直接送领导个人。 报告不得夹带请示事项。

第七条公文办理

(一)校党政发文一般包括拟稿、会稿、核稿、签发、校对、印制、盖章、发送、归档等程序,由校办公室归口管理。

1.拟稿。公文文稿由业务主办单位或相关单位拟写。草拟公文应注意:

1)各单位在“校OA系统”内拟定公文文稿,上传校办公室。

2)文稿内容必须符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定;注意与学校有关政策、制度的衔接、协调;情况要确实,观点要明确,要求和措施要明确具体,切实可行,有可操作性。

3)条理要清楚,层次要分明,文字要精练,书写要工整,标点要准确,篇幅要力求简短。

4)人名、地名、数字、引文要准确。时间一般应写具体的年月日。

5)公文中的数字,凡可以使用阿拉伯数字且很得体的,均应使用阿拉伯数字;要使用国家法定计量单位。

6)用词要准确、规范。使用简称时,应先用全称,并加以说明。不写不规范的字。

7)引用公文一般应注明发文时间、机关、标题和文号,也可以只注明发文机关和发文字号。

8)公文中表示结构层次的序数写法一般为:第一层用“一、二、三、……”;第二层用“(一)(二)(三)……”;第三层用“1.2.3.……;第四层用“(1)(2)(3……”

2.会稿。文稿内容涉及其它部门的,由校办转发相关单位会稿,并由相关单位负责人签署意见及姓名、日期。

3.核稿。校办公室负责文稿审核工作。审核的重点是:是否需要行文,以什么形式行文,公文内容、文字表述是否恰当,文种使用、格式等是否符合上级有关公文处理的规定和本实施细则的规定。

4.签发。校内公文由校办公室通过“OA系统”传送校领导签发,综合性公文,送各相关校领导会签。

5.校对。公文在《发文动态》栏发布前,由拟稿单位负责校稿,校办把关。校对者应对照原文校对文字、标点符号、公文排列格式,必须在经过多次校核、确认打印无错后,方可发布。校对过程中,不得擅自对文稿进行实质性修改。

6.发送。校内文件在校园网发布,主报、抄送校外单位由公文拟稿部门负责发送。

(二)办文单位必须按规定程序办理公文。为促进无纸化办公,校办一般不受理书面请示、报告件,文件在“OA系统”内完成流转。特殊情况可由校办公室将书面文件送校领导,不得直接送校领导签批。

(三)对于不符合办理程序的公文,不符合行文规则、不便办理的公文以及文稿内容表述不清或不成熟需作较大修改变动的公文,校办公室可以退回拟文单位重新办理。


第三章外来公文处理

第八条外来公文的处理一般包括登记、注办、传递、批示、承办、催办、清理、立卷、归档等程序,外来公文处理由校办公室负责。

第九条上级部门的来文、重要函件、秘密刊物均应编号登记。登记要及时,以防漏登、压误。

第十条所收公文由校办公室主任负责签注。对需要校领导阅示的公文,应根据其内容和领导的分工,注明主送领导;对需要办理的公文,要注明主办和协办单位;对有时限要求的公文,要注明办结时间。

第十一条工作人员要按照领导批办的意见,及时、准确地分发传送文件,一般应在当天内处理完毕,急件要随到随处理。

第十二条凡登记在册的文件在传递交接时,要履行签收手续,签收字迹要清晰、易识,要写姓名和收到时间,一般件注收到月、日,急件注收到时。

第十三条阅文速度要快。送校领导阅示的文件,一般应在当天阅毕;送各职能部门传阅的文件,一般应在两天内阅毕;急件随到随阅,严防压误。坚持按规定期限阅文。文件一般不得带回家中或携带出入公共场所,秘密文件必须在办公室阅办借阅文件,必须办理借阅登记手续。

第十四条负责承办的单位要按照批办意见和文件要求,指定承办人在规定时限内办理。承办事项涉及其它部门的,承办单位要主动与有关部门协商办理。办理完毕后,应注明办理情况,送校办公室归档备查。若确定承办单位不当,或因情况特殊不能在规定时间内办完,须及时报告校办公室。

第十五条凡上级机关交办的文件或其它需办理的重要文件,由校办公室主任负责检查、督办。凡因不负责任、办理拖拉、互相推诿而延误办理时限的,将追究承办单位及承办人责任。

第十六条校办公室对所保管的文件定期清理、清退。秘密文件一般半个月清理一次,其他文件一般三个月清理一次。如发现有文件遗失,应查实文件遗失的环节,并及时向领导报告。如遗失密件,要及时向校保密部门报告。

第十七条上级部门的公文,除涉密文件件和注明不准翻印的以外,根据需要,经校办公室批准,可以翻印、复制。


第四章公文的立卷、归档和销毁

第十八条校内外文件的立卷、归档,必须按学校档案管理的有关要求进行,实行部门分散立卷归档、档案室集中管理的制度。

第十九条各职能部门要指定兼职档案员。兼职档案员负责本部门工作范围内已办理完毕的校内校外公文的整理、立卷。

第二十条立卷的内容包括上级机关的文件及办理结果,校内公文的定稿、正本(包括附件)以及上级对请示、报告的批复。立卷要保证资料齐全、完整,正确反映主要工作情况,便于保管、查找和利用。案卷中的文件排列,要按文件形成的时间顺序,逐件编上页号,填写卷内目录,并由立卷人在卷内备考表上签字。抄写卷内目录应使用钢笔或毛笔,使用黑色墨水。

第二十一条  有电子版的文档,刻录成光盘后与纸质文件一起归档。

第二十二条立好的案卷应在次年的六月份以前向校档案室移交。个人和职能部门不得以任何理由截留应归档的文件。

第二十三条没有存档价值和存查必要的文件,经过鉴别之后,由校办公室批准,可定期销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。销毁绝密公文(含密码电报)要逐件进行登记,登记册送档案室保存。

第二十四条禁止向废品收购部门或个人出售内部文件、刊物和资料。


第五章

第二十五条本文件由校办公室负责解释;本文件属沿用文件,原文名:关于印发《上海水产大学公文处理细则》的通知,原文号:沪水大办20047号,件已自2004831施行。