沪海洋〔2009〕11号 - 上海海洋大学实验室档案管理暂行规定

发布者:陈慧发布时间:2009-07-27浏览次数:13




上 海 海 洋 大 学 文 件



沪海洋[2009]11




关于印发《上海海洋大学实验室

档案管理暂行规定》的通知


各学院:

为进一步加强实验室建设与规划,科学规范地做好实验室工作的相关信息收集与档案资料管理,提高实验室在教学、科研中的服务功能和管理效率,现印发《上海海洋大学实验室档案资料管理暂行规定》,请按照执行。
特此通知。


附件:上海海洋大学实验室档案资料管理暂行规定


上海海洋大学

ОО九年七月二十四日




主题词实验室  档案管理  规定  通知

上海海洋大学办公室2009727日印发

校对:殷曦敏                               (共印3份)

附件

上海海洋大学实验室档案资料管理暂行规定


实验室档案资料管理是学校各项工作的重要组成部分。为了充分发挥档案资料在学校教学、科研和管理等工作中的作用,科学规范地做好实验室工作的相关信息收集与资料管理,加强实验室建设与规划,提高实验室功能和效率,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》以及我校档案资料管理的相关规章制度等文件精神,特制定本规定。

一、实验室档案资料管理要求

1.实验室与设备管理处是实验室档案资料归档管理部门,负责对学校实验室档案资料的建设、工作的检查和指导。

2.学院分管实验室工作的院长负责本单位的实验室档案资料工作,各实验室(中心)主任对本单位的实验室档案资料工作实行领导、组织、指导和实施,并合理配置专兼职档案资料管理员负责实验室档案资料工作,档案资料管理员属于实验室管理编制。实验室相关档案资料管理隶属于学院档案管理工作的一部分。

实验室档案资料管理员要高度负责,及时收集,定期整理,如有缺陷,应及时补充。要严格档案资料借阅手续,按规定借出,按期收回。管理员如有变动,应及时办理移交手续。

3.实验室档案资料的收集、整理、保管及利用,应以中心实验室以及正式建制的科研实验室为单位,并按要求设立实验室档案资料室或专区设立实验室档案资料柜。每学年度应按学校档案管理的规定,向实验室与设备管理处移交相关归档资料。

4.实验室档案资料管理应积极应用计算机网络化技术,建立电子档案资料和查询目录。

5.实验室档案资料应从实验室建立之日起开始建档,并逐年积累,严加保管。各单位根据实验室工作档案资料的内容进行统计整理、编目、立卷,定期归档。归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰, 符合有关规范和标准要求。档案资料原则上应保留原件,特殊情况经主管部门领导批准后可使用复印件。

二、实验室档案资料归档要求

实验室档案资料是学校各个实验室在管理、建设和开展实验活动过程中直接形成的对实验室、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

实验室档案资料可按纸质和电子两种文挡形式建立,实验室可根据实际工作需要及上级主管部门对实验室档案资料工作的要求,同时保存档案资料的两种形式或只保存其中某一种形式。

(一)建设规划类

1.新建、改建、扩建和撤销实验室的申请报告、论证材料以及批示。

2.实验室建设计划、方案和执行情况,以及相关检查和总结。

3.实验室年度工作计划、总结。

4.实验室建设和发展近期、远期规划。

5.有关实验室工作的综合性统计材料。

(二)管理制度类

1.国家及教育部有关实验室、实验教学工作的法规文件。

2.地方和上级部门实验室建设与实验教学管理文件。

3.学校有关实验室管理与建设的相关文件和实施意见。

4.各实验室(中心)制定的内部规章制度。

(三)经费投入类

1.实验室仪器设备购置计划与经费投入明细表。

2.低值易耗耐用品购置计划与经费投入明细表。

3.实验药品、试剂购置计划与经费投入明细表。

4.仪器设备维修维护经费支出统计表或明细表。

5.实验室改造与维修经费支出统计表或明细表。

6.实验室其他项目的经费收支帐。

(四)队伍建设类

1.实验室队伍建设规划、方案和计划。

2.实验室人员的任命、聘任、调动文件。

3.实验室人员岗位培训计划及实施情况。

4.实验室工作人员一览表,以及信息表。

5.实验室岗位要求和工作人员考核记录。

6.实验室人员的奖惩材料。

(五)日常运行类

1.教学文件:实验课程教学大纲,实验教材或指导书,实验项目卡片,其他有关教学文件。

2.教学活动:实验课程计划表,教学实验安排表,学期教案,学生实验报告样本,试卷样本和分析记录,实验成绩单,实验教学评估、评优及教学检查材料。

3.科研服务:年度承担的科研课题和科研项目申报书、立项书、批准文件,中期检查材料,结题验收鉴定材料、项目成果材料。

4.实验开放:实验室面向本科生开放项目立项材料、实施记录、结题验收鉴定材料,项目成果材料、获奖材料。

5.研究成果:实验教学改革及实验技术研究论文。

6.运行记录:实验室教学运行记录本、管理工作日志、设备使用记录本等。

(六)物资设备类

1.仪器设备的明细帐册、新增仪器设备明细帐册

2.贵重仪器设备明细帐册、新增贵重仪器设备明细帐册。

3.报损、报废仪器设备明细帐册。

4.仪器设备增减变动情况统计表。

5.仪器设备采购申请表、专家论证报告、招投标文件、采购合同、调试验收报告、入库单、索赔来往函件及结果文件。

6.仪器设备使用说明书、合格证、装箱单等。

7.仪器设备维修单、报废单。

8.贵重仪器设备的管理人员名单、操作规程、使用记录、维修记录,事故调查分析及处理记录、效益评估,以及重要测试样品的数据分析记录。

9.仪器设备的技术改造、功能开发资料,自制仪器设备资料。

10.低值耐用品明细帐册,低值耐用品采购计划、招投标文件、采购合同、验收报告、入库单等。

(七)环境安全类

1.实验室房舍布局图纸,水、电、气、通风布置图及技术资料,特殊技术安全设施图及技术资料。

2.实验室改造修缮方案,施工项目表,施工图纸,施工合同,施工项目调整证明材料,竣工验收材料,工程竣工图等。

3.化学危险品购买、领取、使用及废液处理记录。

4.防火、防盗、防毒、防辐射等安全措施资料。

5.各种事故及处理情况记录。

(八)其他综合类

1.参观记录、检查记录。

2.实验室人员所参加的重要会议的通知,会议材料。

3.实验室所承办会议的通知、总结及会议成果材料。

4.实验室建设、实验教学及实验技术成果奖申报材料、获奖批准文件、获奖证书等。

5.年度发表论文,出版书籍及专著材料。

三、实验室档案资料保存要求

1.价值在10万元以上的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的档案资料,应按国家及学校档案管理的规定,按时、按要求向实验室与设备管理处移交相关档案资料。价值在10万元以下仪器设备的相关档案资料,由各实验中心(室)自存保管。

2.根据实验室档案资料的性质、保存期限、销毁等,按学校档案管理有关文件执行。

3.仪器设备的有关资料应与设备共存,即保存至设备报废之日为止。

4.各实验室要设置专用文件柜,用于档案材料保存与管理。

四、各学院及实验室(中心)可根据本规定制定实施细则。

五、实验室档案资料管理接受学校档案室业务指导、督促和检查,纳入学校档案管理检查评比范围。

六、本规定由实验室与设备管理处负责解释,从发布之日起执行。