沪海洋〔2009〕6号 - 上海海洋大学物资设备采购管理办法(试行稿)

发布者:陈慧发布时间:2009-07-22浏览次数:13




上 海 海 洋 大 学 文 件



沪海洋[2009]6




关于印发《上海海洋大学物资设备

采购管理办法》(试行稿)的通知


各学院、各处室、各直属单位:

为了规范学校物资设备采购活动,加强采购环节的管理,现印发《上海海洋大学物资设备采购管理办法》(试行稿),请按照执行。

特此通知。


附件:上海海洋大学物资设备采购管理办法(试行稿)


上海海洋大学

ОО九年七月十六日




主题词物资设备  采购  管理办法  通知

上海海洋大学办公室2009722日印发

校对:殷曦敏                              (共印3份)

附件

上海海洋大学物资设备采购管理办法(试行稿)

 

第一章 总 则

第一条 为加强学校对物资设备的采购管理,完善采购机制和规范采购行为,确保物资设备采购工作公开、公平、公正,提高投资效益,保障采购质量,满足教学、科研以及学科建设等各项工作的需要,根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》,以及国家与地方政府采购管理政策的相关要求,结合学校实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校财政性资金用于购置物资设备。各类资金用于购置物资设备,均应纳入学校年度预算,加强财务预算管理,提高学校资金使用效率。国家及地方等专项资金用于购置物资设备有特殊要求,在此办法基础上另行制订相关管理办法。

第三条 本办法适用于涉及仪器仪表,机电设备,电子设备,印刷机械,卫生医疗器械,文体设备,标本模型,文物及陈列品,工具、量具和器皿,家具,行政办公设备等11类物资设备采购范围。

第四条 本办法适用于学校有采购活动的所属各单位、机关部门。

第五条 有下列情形之一的学校物资设备采购,经主管校领导同意后,可以不适用本办法。

1)涉及国家安全和国家机密的;(2)因自然灾害或其它不可抗力因素,需紧急采购的;(3)人民生命财产遭受危险,需紧急采购的;(4)某些特定的其它情况。


第二章 机构与职责

第六条 学校物资设备采购领导小组,对全校物资设备采购进行统一领导,并对重大问题进行决策。物资设备采购领导小组由主管校领导任组长,成员由监察室、财务与资产管理处、实验室与设备管理处、采购部门等单位负责人组成。政府采购领导小组办公室挂靠在实验室与设备管理处,办公室主任由实验室与设备管理处处长兼任。

采购领导小组的主要职责是:(1)负责对学校物资设备采购工作的监督和领导;(2)审定学校物资设备采购工作的相关政策;(3)研究并解决学校物资设备采购工作中的重大问题,决定招标采购个案中的重大事项;(4)指导学校物资设备采购工作的绩效考核。

第七条 实验室与设备管理处是经学校授权的物资设备采购主管部门(以下简称主管部门),在主管校长及采购领导小组的领导下,负责全校物资设备招标采购活动的监管,以及采购部门负责人任免审核。

主管部门的主要职责是:(1)贯彻执行国家有关物资设备购置的政策和法规,结合学校实际制定实施细则并组织实施; (2)制定和审查、审批物资设备购置计划;组织或参与大型仪器设备购置计划的论证;(3)负责物资设备的验收、入库、建帐等工作;(4)提供市场咨询服务,指导并管理市场采购。

第八条 校采购中心是学校授权的物资设备采购执行部门(以下简称采购部门),在学校采购领导小组的领导以及主管部门的指导下,负责全校物资设备招标采购活动的组织与实施。

采购部门的主要职责是:(1)贯彻执行国家、学校有关招标采购的政策、法规和各项规章制度;(2)依据学校领导和采购主管部门对物资设备购置计划的批复意见,按照国家的相关法规要求,组织实施物资设备的招标采购工作;(3)负责物资设备的采购与供应,代表学校对外签订订货合同;负责物资设备的进口、免税、商检、索赔等工作;负责办理社控商品的审批、申报等手续;(4)依照法规要求对招标采购的相关文件资料进行整理和归档。


第三章 申购与审批

第九条 学校各用户单位,需要零星购置物资设备时,须按经费预算要求填写《上海海洋大学物资设备购置申请表》,经主管部门审核后方可纳入采购执行计划;需要批量购置物资设备时,经相关部门会审和主管校长同意后方可纳入采购执行计划。对于没有列入预算的物资设备须先办理经费申请手续,严禁“先购置,后申请”的采购行为和活动。

第十条 对于单台件价格高或批量大的申购计划,用户单位须提供设备购置论证报告,或项目评审报告。报告内容、程序和要求详见《上海海洋大学仪器设备管理办法》和《上海海洋大学贵重仪器设备管理办法》。

第十一条 学校及上级下达的专项经费购置仪器设备或使用其他经费批量购置仪器设备,用户单位要按照项目建设要求制定仪器设备购置计划,由主管部门组织审核,报主管校长审批。

用户单位必须按相关要求填明仪器设备名称、规格型号、技术指标、数量、附件、参考价格、建议厂商。上述填写要求不符合规范的,主管部门不予接受和审核采购计划。

第十二条 经批准的物资设备购置清单,用户单位不得随意更改。物资设备采购计划确需变更时,须事先由相关负责人提出书面更改详细说明和方案,经主管部门审核报主管校长批准后方可执行计划。若变更计划内容超过批准计划30%时,需重新申请立项。

第十三条 用户单位在申购物资设备的同时,须将所购物资设备安装调试的环境:包括房屋、以及水、电、煤气、空调、通风等必要条件提出,报主管部门。上述条件和装修资金不落实的,主管部门不予接受和审核采购计划。

第十四条 严禁无计划的采购行为。凡不经审批擅自购入物资设备的,除补办全部手续外,还要通报批评,尤其是擅自购入贵重仪器设备后不能发挥作用的,要追究当事人的责任。


第四章 方式与程序

第十五条 学校集中采购,一般采用邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式。须公开招标采购的物资设备,按有关政府采购管理文件精神执行。

邀请招标采购,是指采购部门以投标邀请书的方式邀请三个或三个以上特定供应商投际的采购方式。属于下列情形之一的,可以采取邀请招标采购方式:(1)具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的; (2)采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。

竞争性谈判采购,是指采购部门直接邀请三家或三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。属于下列情形之一的,可以采取竞争性谈判采购方式:(1)招标后,没有供应商投标或者没有合格标的;(2)因出现不可预见的情况而急需采购,无法按招标方式得到的;(3)投标文件的准备需较长时间才能完成的;(4)供应商准备投标文件需要高额费用的;(5)对高新技术含量有特别要求的;(6)采购金额在10万元以下的。

询价采购,是指采购机构对三家或三家以上的供应商提供的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目,可以采用询价方式采购。

单一来源采购,是指采购部门向一家供应商直接购买的采购方式。属于下列情形之一,可以采取单一来源采购方式:(1)只能从特定供应商处采购,或供应商拥有专有权,且无其他合适替代的;(2)原采购的后继维修、零配件供应、更换或扩充必须向原供应商采购的;(3)在原招标目的范围内,补充合同的价格不超过原合同价格的20%,因而必须与原供应商签约的;(4)预先声明需对原有采购进行后继扩充的;(5)从残疾人机构,慈善机构采购的。

第十六条 采购过程按照财政预算单位有关集中采购的规定执行。

1)政府集中采购:凡在政府集中采购目录范围内的货物类采购,须按公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等政府采购方式采购。凡在限额(50万元人民币)以上的项目采购,须实行委托公开招标方式进行采购。特殊情况,经学校采购领导小组批准,可按政府采购方式自行组织采购。

2)学校自行采购:政府集中采购目录之外的采购,根据采购内容和业务量大小,学校可采取邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等采购方式进行自行采购。

单价大于10万元(含)或批量大于50万元(含)人民币的物资设备采购项目,学校须采用公开招标采购方式。

单价小于10万元或批量小于50万元人民币的物资设备采购项目,学校实行自行采购方式采购。根据具体情况可采用邀请招标、询价、竞争性谈判、单一来源等方式进行。

单价小于1万元或批量小于3万元人民币以下的物资设备采购,经实验室与设备处同意后,可由用户单位自行采购。

第十七条 进口物资设备、自制设备(软件)、专项控制商品按照国家和学校有关规定执行。

第十八条 学校招投标程序规定如下:

(一)采用邀请招标采购方式,应当向三家或三家以上特定供应商发出投标邀请书。招标文件书应当包括所购物资设备的要求和条件以及拟订合同的主要条款;

(二)招标文件不得要求或者标明特定的供应商以及含有倾向或排斥潜在投标人的内容;

(三)用户单位以及非采购部门不得自行与厂商进行价格和商务谈判,必须在学校授权下方可行为。

(四)招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、人数以及与招标投标有关的其它情况;

(五)开标应当按招标文件规定的时间、地点和程序,由招标人以公开方式进行。开标时应当众验明所有投标文件的密封未遭损坏;

(六)评标过程必须按相关政策执行,由用户单位、主管部门、采购部门、财务部门和纪监部门,以及校内外专家等共同组成评标小组进行评标。


第五章 合同与执行

第十九条 学校物资设备采购订货合同,统一由采购部门负责签订,其他任何部门或个人所签订的合同一律无效。重大合同要经校法律顾问处咨询后签订。主管部门负责对合同的执行过程进行监督,合同在执行过程中需变更或增加补充协议的,须经有关领导批准和主管部门同意方可变更或补充。

第二十条 为了保障买卖双方的合法权益,原则上设备采购均需要签订合同。凡金额超过3万元(含)人民币的采购项目,须签订(供货)合同,由主管部门授权用户单位或采购部门负责人签字,并加盖上海海洋大学合同专用章方为有效。

第二十一条 采购部门必须认真了解厂商的资信情况,包括其经营范围、履约能力、法人资格、签约人情况等,确认合同商务条款,保证合同的合法有效;用户单位要负责确认所购仪器设备的技术指标、性能特点和系统功能,确保合同的技术条款部分准确有效,满足使用要求。

第二十二条 合同订立程序按照《合同法》的有关规定执行。物资设备采购合同依法签订后,合同当事人(甲乙双方)应当按照合同约定履行各自义务。任何一方不得自行变更或者擅自解除合同,确需变更有关条款时,合同当事人双方应协商一致,并及时备案。对于涉及到含有安装、调试、施工等内容的设备,采购部门要委托用户单位组织实施,确定实施负责人。

第二十三条 合同签定要求“实行双合同制”,即在签定业务合同的同时签定廉政合同。合同要求一式五份,主管部门、财务部门、采购部门、用户单位和供应商各执一份,在合同签订、执行、验收和付款等各环节中相互配合、各负其责。

采购部门、用户单位应建立健全合同档案管理制度,妥善保存合同及相关文件,认真做好账务管理、资产管理,以及数据统计和文件归档工作。


第六章 验收与结算

第二十四条 物资设备验收工作可分为合同验收和项目验收。

(一)合同验收是指新购置的物资设备到货后,用户单位应首先根据合同、发票进行货物开箱清点、外观检查,核对型号、规格、数量和附件数等,清点核对无误后,应及时组织进行物资设备的安装、调试和技术验收。验收时如发现问题应及时上报,并在到货后一周内与采购人员联系解决。

(二)项目验收是指用户单位在合同验收的基础上,经过一段时间的运行,由学校组织对项目投入、使用的绩效评估与验收。

第二十五条 在合同执行过程中,应按合同约定和采购进度向供应商付款。批量采购支付资金时,用户单位应在合同验收通过的基础上,会同采购部门向财务部门提供相关材料(合同、发票、固定资产登帐等凭证)。

第二十六条 采购部门应在每学年结束时,将已执行完毕的采购合同正本、标书文件和采购记录等相关采购资料移交学校档案馆保存管理。相关资料要求保存期为十五年。

第七章 监督与检查

第二十七条 上海海洋大学物资设备采购活动接受学校采购领导小组的监督检查。

第二十八条 采购人员应认真学习采购工作的法律、法规和政策文件,不断提高思想政治素质和业务水平,依法开展采购活动。各有关人员必须遵纪守法、严格执行管理制度,主动接受有关部门的监督检查。

第二十九条 学校采购领导小组有权对合同文件进行审查。(1)合同是否符合有关法律、法规和政策的要求;(2)合同是否符合学校采购预算的要求;(3)合同的主要条款是否符合招标文件的要求;(4)合同中是否包括了对合同履行验收提出的特别要求。

第三十条 采购部门、供应商在采购过程中出现下列情形之一的,则视为采购行为无效。

采购部门无效行为:(1)应当采用招标采购方式而未采用的;(2)擅自改动采购标准的;(3)与供应商违规串通的;(4)开标确认后无正当理由不与中标人签定采购合同的;(5)拒绝采购监督小组的检查或者不如实反映情况,不提供有关材料的;(6)其他违纪违规的行为。若出现上述情况,学校采购领导小组应责令其进行整改;对直接主管人员和其他直接责任人员,可按学校党纪、政纪有关规定处理;有意给供应商造成损失的,应当承担赔偿责任。

供应商无效行为:(1)提供虚假材料,骗取学校采购供应商资格的;(2)提供虚假投标材料的;(3)采用不正当手段抵毁,排挤其他供应商的;(4)与采购机构违规串通的;(5)中标后,无正当理由不与采购机构签定采购合同的;(6)向采购招标领导小组、采购机构人员行贿或者提供其它不正当利益的;(7)其它违纪违规的行为。若出现上述情况,给采购单位造成损害的,学校应当追究其经济责任。

第三十一条 任何单位和个人对采购活动中的违法行为,有权利和义务向学校监督检查部门进行检举。物资设备采购过程和人员违反本规定的,学校依据有关法律、法规及有关规定进行处罚;构成犯罪的,将依法追究刑事责任。


第八章 附 则

第三十二条 本办法是规范学校物资设备采购的基本文件,相关配套文件详见《上海海洋大学仪器设备管理办法》、《上海海洋大学贵重仪器设备管理办法》等。

第三十三条 本办法自发布之日起执行,由实验室与设备管理处负责解释。